บทที่ 11 ตอน 2 การเชื่อมโยงฐานข้อมูลผ่านเครื่องมือ ODBC

1. เลือกไปที่ Control Panel จากนั้นดับเบิลคลิกที่รายการ Administrative Tools แล้วเปิดโปรแกรมที่ชื่อว่า Data Sources (ODBC) จะพบกับหน้าต่าง ODBC Data Source Administrator ดังภาพ

2.  แล้วเลือกแถบที่สองคือ  System DSN จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Add…

3.  จะพบหน้าต่าง Create New Data Source คือรายการ Driver ในการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลแบบต่างเลื่อนหาจากนั้นเลือก Microsoft Access Driver (*.mdb,*.accdb) แล้วคลิกปุ่ม Finish

                4.  จะพบหน้าต่าง ODBC Microsoft Access Setup ในช่อง Data Source Name: ให้ตั้งชื่อเพื่อการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล สามารถตั้งชื่อใดก็ได้แต่ขอแนะนำว่าให้เป็นชื่อที่สัมพันธ์กับฐานข้อมูล ซึ่งในที่นี้จะขอตั้งชื่อว่า student จากนั้นกดปุ่ม Select…

5.  จะพบกับหน้าต่าง Select DataBase ในส่วนของ Directories: ซึ่งอยู่ตำแหน่งด้านขวามือ ให้เลือกไปยังตำแหน่งที่ฐานข้อมูลจัดเก็บอยู่ในที่นี้คือ C:\database และช่องในด้านซ้ายมือ เมื่อพบกับฐานข้อมูลให้คลิกเพื่อเป็นการเลือกฐานข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK

                6.  จะกลับมายังหน้าต่าง ODBC Microsoft Access Setup จากนั้นกดปุ่ม OK อีกครั้งจะพบกับรายการ student  ในหน้าต่าง ODBC Data Source Administrator ดังภาพ  จากนั้นคลิกปุ่ม OK

               

ในเนื้อหาการเชื่อมต่อฐานข้อมูลด้วย ODBC นี้นักศึกษาสามารถใช้ลักษณะการคล้ายกันนี้กับฐานข้อมูลชนิดอื่น แต่วิธีการดำเนินการเพื่อขอติดต่อกับฐานข้อมูลนั้นอาจจะแตกต่างกันไป 

การออกแบบและสร้างรายงานด้วย Crystal report เวอร์ชั่น 11

นักศึกษาสามารถดาวน์โหลดโปรแกรม Crystal report เวอร์ชั่น 11 ซึ่งเป็นเวอร์ชั่นทดลองใช้ได้จากhttp://www.businessobjects.com จากนั้นติดตั้งโปรแกรมให้เสร็จสิ้น

การเชื่อมต่อฐานข้อมูล (ODBC) กับ Crystal Report

1.  เปิดโปรแกรม Crystal report ในตำแหน่ง Start Menu > All Programs > BusinessObjects XI Release 2 > Crystal Reports > จากนั้นคลิกเลือก Crystal Reports XI Release 2  ดังภาพ

 

2.  จะพบหน้าจอโปรแกรม Crystal Report จากนั้นเลือกเมนู File เลือกแถบ New แล้วคลิกเลือก Blank Report… ซึ่งในการศึกษานี้ เราจะออกแบบรายงานด้วยตัวเอง

3.  จากนั้นโปรแกรมจะให้เลือกฐานข้อมูล ในหน้าต่าง Standard Report Creation Wizard  จากนั้นเลือกรายการ Create New Connection แล้วเลือกเครื่องหมายบวกในรายการย่อย ODBC(RDO) ซึ่งการเลือกรายการนี้เนื่องจากเนื้อข้างต้นเราได้สร้างรายการเชื่อมต่อใน ODBC ชื่อว่า Student

4.  จากนั้นจะพบกับรายการที่ชื่อว่า student ในรายการการเชื่อมต่อแบบ ODBC คลิกเลือก student แล้วคลิกที่ปุ่ม Next

5.  หากฐานข้อมูล Access นั้นได้กำหนดรหัสผ่านไว้ ก็สามารถป้อนรหัสผ่านได้ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Finish

6.  จากนั้นในรายการ ODBC(RDO) จะพบกับรายการ (2) เชื่อมต่อคือ student ในเมื่อคลิกที่เครื่องหมายบวก ก็จะพบกับรายการตารางในฐานข้อมูล จากนั้น (3)เลือกตารางแล้ว (4)คลิกปุ่มเลือกตารางจะไป (5)ปรากฏในด้านขวามือ แล้ว (6) คลิกที่ปุ่ม OK

 7.  เนื่องจากตารางในฐานข้อมูล student ได้ออกแบบให้มีชื่อฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กันไว้ ดังนั้นเมื่อมาถึงหน้าต่าง Database Expert โปรแกรม Crystal Report จึงมีเส้นการเชื่อมความสัมพันธ์ให้อัตโนมัติ โดยสามารถกำหนดโยงเส้นความสัมพันธ์ได้เอง ให้เชื่อมเส้นความสัมพันธ์ดังภาพ จากนั้นคลิกปุ่ม OK

8.  จะพบกับหน้าจอหลักของโปรแกรมโปรดสังเกตแถบ Field Explorer ด้านขวามือเมื่อคลิกทีเครื่องหมายบวก (+) จะพบกับรายการเขตข้อมูล (ฟิลด์) ดังภาพ

            9.  บันทึกไฟล์รายงาน โดยไปที่ เมนู File แล้วเลือกคำสั่ง Save As…  การบันทึกสามารถไว้ตำแหน่งใดก็ได้ตามความเหมาะสมกับระบบที่พัฒนาอยู่ แต่ในที่นี้ให้บันทึกที่ตำแหน่ง C:\database  โดยใช้ชื่อรายงานคือ rptStudent.rtp  หากเป็นไฟล์รายงานควรจะตั้งชื่อคำนำหน้าไฟล์ว่า rtp ซึ่งย่อมาจากคำว่า Report

ส่วนประกอบของโปรแกรม Crystal Report

                สำหรับโปรแกรม Crystal Report นั้นถูกพัฒนามาเพื่อให้รองรับกับรูปการแสดงผลของรายงานได้หลากหลายรูปแบบ ดังนั้นจึงมีเครื่องมือและคำสั่งต่างๆ  นั้นจะต้องใช้ความอดทน เพียรศึกษาทำความเข้าใจการออกแบบรายงานในรูปแบบต่างๆ ซึ่งในเนื้อหานี้จะขอกล่าวในส่วนประกอบที่จะต้องได้ใช้ในการศึกษาเพียงบางส่วน รายละเอียดของส่วนประกอบที่ไม่ได้กล่าวนี้ สามารถศึกษาเพื่อเติมได้จาก เอกสาร ตำรา หรือหนังสืออื่นที่ว่าด้วยเรื่องของการออกแบบรายงานด้วย Crystal Report ทั้งนี้ในเอกสารเล่มนี้ก็ขอให้มั่นใจในระดับหนึ่งว่า ถ้าหากปฏิบัติตาเอกสารฉบับนี้ก็จะสามารถทำให้เข้าใจพื้นฐานเพื่อต่อยอดไปยังการออกแบบรายงานขั้นสูงขึ้นได้

ส่วนที่ 1 ส่วนของการ Design เป็นส่วนสำคัญของการออกแบบซึ่งจะแบบออกเป็นแต่ละส่วนในการแสดงผลซึ่งสามารถนำวัตถุ (ออบเจ็กต์) มาจัดรูปแบบได้ตามความเหมาะสม

               1.1  Report Header  ส่วนหัวรายงาน หากมีวัตถุในส่วนนี้จะแสดงผลหน้าแรกของรายงาน
               1.2  Page Header  ส่วนหัวกระดาษ การรายงานข้อมูลนั้นหากการแสดงผลไม่พอที่จะแสดงในหน้าเดียวได้ก็จะมีหน้าถัดไป ซึ่งส่วนของ Page Header หากนำวัตถุมาวางก็จะแสดงในส่วนหัวตารางของทุกหน้า
               1.3  Details  ส่วนแสดงผลข้อมูล ถือว่าเป็นส่วนสำคัญในการแสดงผลข้อมูล โดยจะแสดงแบบวนรอบตามข้อมูลที่สอบถามได้จากฐานข้อมูล ตามเงื่อนไขที่ได้ระบุไว้
               1.4  Page Footer  ส่วนท้ายกระดาษ การทำงานจะลักษณะคล้ายกับส่วน Page Header
               1.5  Report Footer  ส่วนท้ายรายงาน หากมีวัตถุในส่วนนี้จะแสดงผลท้ายสุดของรายงาน
               1.6  Group Header เป็นส่วนพิเศษที่มีความต้องการแสดงผลแบบเป็นกลุ่มของข้อมูล

ส่วนที่ 2 ส่วนของการ Field Explorer เป็นส่วนของวัตถุหลักๆ ที่จะนำไปวางบนส่วนของการ Design ซึ่งจะประกอบด้วยรายการเครื่องมือและคำสั่งหลักๆที่การทำ Report จะต้องใช้งานบ่อยๆ ซึ่งจะขอกล่าวเพียงบางส่วนเท่านั้น
           1.1  DataBase Fileds เมื่อเชื่อมโยงกับตารางในฐานข้อมูลได้แล้วในส่วนนี้จะแสดงรายการเขตข้อมูลหรือฟิลด์ที่อยู่ในตาราง ซึ่งสามารถลากไปวางตำแหน่ง Details ของส่วน Design ได้ตามต้องการซึ่งข้อมูลจะแสดงตามความสัมพันธ์ของข้อมูล
          1.2  Formula Fields เมื่อต้องการสร้างสูตรจากการประมวลผลต่างๆ ได้ ซึ่งมีประโยชน์มากกับรายงานที่จะต้องประมวลผลก่อนการแสดงผล สามารถเขียนคำสั่งควบคุมจากภาษา Basic และภาษาอื่นที่ Crystal Report เตรียมไว้ให้ Formula Fields จึงเปรียบได้กับฟังก์ชันที่อยู่ใน Crystal Report นั้นเอง
          1.3  Parameter Fields เราสามารถสร้างพารามิเตอร์เพื่อรับค่าอาร์กิวเมนต์ผ่านฟอร์มของ VB.NET เข้ามายังตัวรายงานได้โดยการสร้างพารามิเตอร์ ส่วนนี้ทำให้การสร้างรายงานมีความง่ายและยืดหยุ่นมาก
          1.4  Running Total Fields เมื่อต้องการค่าแบบสรุปของข้อมูลในรายการสามารถสร้างฟิลด์ชนิดนี้ได้ซึ่งจะมีฟังก์ชั่นที่ Crystal report ได้จัดเตรียมไว้มากมายเช่นเดียวกับฟังก์ชั่นที่มีใน Microsoft Excel อาทิ Sum Count Maximum Minimum Average  เป็นต้น
          1.5 Special Fields เป็นฟังก์ชั่นหรือคำสั่งพื้นฐานที่สำคัญที่ Crystal Report ได้จัดเตรียมไว้ให้นักพัฒนา ตัวอย่างเช่น หมายเลขหน้า(Page Number)  วันที่พิมพ์รายงาน(Print Date)  ลำดับข้อมูล(Record Number )